電子帳簿保存法における改ざん防止策
３月に入り、暖かくなったかと思えば、冬に逆戻りしたように寒くなったり、体調管理も難しい日が続いていますね。
さて、今回も電子帳簿保存法について取り上げていきたいと思います。
前回は、２つある保存要件のうちの可視性の要件を簡単に説明しました。
可視性の要件とは、電子データをわかりやすく、探しやすく保存することでした。
今回は、真実性の要件について説明していきます。
紙による文書は改ざんされるとその痕跡が残る可能性が高いですが、データの場合は情報を書き換えたとしても、その痕跡を見つけるのは大変困難です。
したがって、相手先から送られてきた電子データの不正や改ざんを防ぐために、以下の４項目のうち、いずれかを満たすことが求められます。
①タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
②データを受け取った後、速やかに(２ヵ月以内に)タイムスタンプを付与する
③データの訂正・削除を行った場合に履歴が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを使用する
④不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規定を整備し、運用する
ここでタイムスタンプとは何なのか？
◎タイムスタンプ・・・ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。
イメージとしては、郵便局の消印みたいなものですが、実際に書類にスタンプが押されるわけではありません。
このタイムスタンプは、総務大臣による認定を受けた事業者だけが発行できるもので、データ作成者の意思が及ばない第三者機関に付与してもらうことで、日時の正当性を証明できるというものです。
上記の①はタイムスタンプを付与できるシステムを導入している取引先しか要件を満たすことができませんので、かなり現実的ではありません。
②は自社がタイムスタンプを付与できるシステムを導入する必要があり、追加のコストがかかってきます。
ただし、もし今後スキャン保存もしていきたいと考えているのであれば、②を検討してみてもいいかもしれません。
③についても、電子メールやウェブサイトからダウンロードする場合に人手を介さずにシステム内で行う必要があり、そのためのシステムの導入が必要になってきます。
そこで、④がもっとも取り入れやすいのではないかと思います。
タイムスタンプを用いる必要もなく、自社に合わせた事務処理規定を作成し運用していくことが可能になります。
事務処理規定は、国税庁のホームページにサンプルが載っていますので、それを参考に作成することができます。
おそらくほとんどの会社がこの④を採用するのではないかと思います。
このように真実性の要件を満たすことへのハードルはそこまで高くないことがわかったと思います。
これに違反し、書類の改ざん等の不正が発覚した場合は、10％の重加算税が課せられます！！😥
ちなみに、これまで電子データの保存について説明してきましたが、紙で受け取っている書類については、従来どおり紙での保存ができますのでご安心ください。
電子帳簿保存法は2024年1月1日から完全施行されますので、少しずつ準備をしていきましょう。
