そろそろ書類整理しましょう！

2022年06月08日社員のつぶやき

仕事をするうえで書類というものはなくてはならないものであり、会社では非常に多くの書類が扱われます。

書類のライフサイクルは作成⇒活用⇒保管⇒保存⇒破棄です。

保管は、オフィスのデスクの引き出しや、キャビネットなど、すぐ手に取れる場所においておくイメージです。どちらかというと業務で頻繁に使用するもの、すぐに確認したいものが対象です。

一方、保存というのは、例えば会社の保管庫などに、頻繁には使用しない書類で3年以上など長期的に保存しなければならないものが対象となります。

以下、保存が必要な書類の保管期間についてまとめてみました。

永久保存の書類

分類	書類名
総務	・定款・株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿・登記・訴訟関係書類・官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類・知的所有権に関する関係書類・社規・社則、またこれに関する通達文書・効力の永続する契約に関わる書類・重要な権利や財産に関わる書類・社報・社内報、重要刊行物・重要統計文書・儀式・祭典に関する文書・関連会社に関する文書・会計監査に関する文書・外部団体への加入・脱退に関する書類・製品の開発・設計に関わる重要な書類（特許書類など）
人事	・重要な人事に関わる書類・従業員の労務・人事・給与・社会保険関係の書類・労働協約に関する書類・表彰や懲戒に関する文書
経理	・決算に関する書類・株式増資に関する書類・中長期予算、年次予算に関する書類・固定資産に関する書類

保存期間が10年間の書類

総務	・株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、委員会議事録・重要会議の議事録・満期または解約となった契約書・製品の取引に関する記録・損害保険に関する重要な文書・社内全般の通達に関わる文書・福利厚生に関する重要な文書・経営管理のために重要で後列となる文書
経理	・計算書類および附属明細書・会計帳簿および事業に関する重要書類・財務関係書類・月次・年次決算書類

保存期間が7年間の書類

経理	・取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など）・決算に関して作成された書類・現金収受や預貯金の取引で作成された取引証憑書類（領収書、預金通帳、借用書など）・有価証券の取引で作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、売買報告書、社債申込書など）・取引証憑書類（請求書、契約書、見積書など）・電子取引の取引情報に関わる電磁的記録・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書・給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書・課税仕入などの税額の控除に関する帳簿、請求書・資産の譲渡や課税仕入、課税貨物の保税地域からの取引に関する帳簿・源泉徴収簿

保存期間が5年間の書類

経理	・監査報告・会計監査報告・会計参与が備えおくべき計算書類、附属明細書、会計参与報告・金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書など・金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し・金融機関等が保存する退職等に関する通知書・監査役の監査報告書・退職等に関する通知書・海外転勤者の財政形成非課税住宅貯蓄継続用申告書、海外転勤者の国内勤務報告書などの写し
人事	・従業員の身元保証書・誓約書など・雇用保険の被保険者に関する書類・雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿
総務	・事業報告・有価証券届出書・有価証券報告書とその添付書類、訂正届出書の写し・契約期限のある覚書、念書、協定書・重要事項のやりとりに関わる書類・診療録（カルテ）・産業廃棄物管理表

保存期間が3年間の書類

人事

・労働者名簿
・賃金台帳
・雇用、解雇、退職に関わる書類
・災害補償に関わる書類
・タイムカードや残業命令書、残業報告書など
・有給休暇管理台帳
・労災保険に関する書類
・労働保険に関する書類

総務

・四半期報告書、半期報告書とその訂正報告書の写し
・官公署関係の認可や出願の書類
・業務日報、社内会議の記録、契約書など後に参照可能性のある書類
・消耗品や購入品の受け入れ・払い戻し・保管の書類
・統計書類
・企画・広告・宣伝・市場調査などに関する書類
・業務日報
・外部団体への寄付や賛助に関する書類

保存期間が1〜2年間の書類

人事	・雇用保険関係の書類・健康保険・厚生年金保険関係の書類・住所姓名の変更届・出勤簿、休暇届、欠勤願、休暇使用記録表
総務	・臨時報告書、事故株券買付状況報告書とその訂正報告書の写し・日誌、送受信文書、通知書類、調査書類など・来客記録・株主総会委任状・催事出品商品申請書