エクセルファイルを皆で共有したい、でも上書きされたくない

2015年12月21日 社員のつぶやき

NASやVPN等で社内ネットワークを構築しているオフィスは結構多いものですね(^^)
 (なんじゃそりゃ?っていう方もいらっしゃるかもしれませんが、みんなで共有出来るハードディスク等です。)

 

社内サーバや店舗・拠点間のデータを共有する仕組み作る際には、そういった構成が必要になります。

さて、そんな共有できる環境を作るとなると、必ずと言っていいほど出てくるのが本記事のお題、ファイルの共有について。
 

今回はエクセルファイルでのそれについてです。

エクセルは表計算や管理表、リストなどをまとめやすくファイルに出来るので、ほとんどの会社で使われているソフトではないでしょうか?

特に内容としてなんちゃらの管理表、行動なんちゃら表などとなってくると、共有環境があるならば社内的にみんなでファイルを共有して閲覧や編集したいという要望も出てくるかと思います。(実際、弊社で共有環境を構築させていただくと、ほぼ間違いなく聞かれる内容です。)

共有環境に置かれたファイルというのは、複数の方が同時にアクセスしても問題はありませんし、閲覧は可能です。

ただ問題となるのは保存でしょう。共有環境化に置かれた通常のエクセルファイルは、誰も開いていない状態から最初に開いた人というのが、通常通りの編集・保存権限があります。

その状態で他の人が開くとどうなるかというと・・・

読み込み専用(保存・編集できない)か、編集できても上書き保存禁止(別名保存のみ)という扱いでという旨のポップアップが出てきます。

みんなが編集しないというのであれば、それでもいいのかもしれません。

けれど、上記の流れでいうと一番最初に開いた方は意図しない保存や編集もできてしまうことになります。
 
逆に、編集したい人がそれを行う場合、「◯◯のファイル開いている人~、閉じてくださーい!」っていうアナウンスが社内に響き渡ることでしょう。

それではちょっとスマートではないので、こんな方法がおすすめです。

・基本的にファイルそのものは編集不可の状態にする
・パスワードを入力した人のみが上書き保存できるようにする

実はこれ、エクセルの標準機能として備わっています。

やり方はその設定をしたいエクセルファイルを開き、【名前を付けて保存】の【保存を押す前の画面】へ行きます。

その画面にある【保存】の近くにある【ツール⇒全般オプション】をクリック。

そうすると下記のような画面が開きます。

あとは【読み取り専用を推奨する】にチェックを入れ、書き込み設定で開くための【書き込みパスワード】を設定します。

※ファイルそのものに閲覧制限をしたければ、【読み取りパスワード】も設定してください。

これを行うだけで、上記のようにログインした人のみがファイルを編集できるような状態となり、意図しないファイルの改版や破損を防ぐことができます。

簡単にできる方法ですので、おすすめです(^^)

共有環境下のエクセルを検討される際には本設定を♪

さんぺ~

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